We spraken met Wouter Verdaas, Adviseur Informatiebeheer bij de gemeente Tilburg. Wouter weet veel over archiveren en in het bijzonder over webarchivering. En daar zijn wij van Digital Insights Platform in geïnteresseerd. Zodoende wilde hij ons graag bijpraten over zijn werk. Dat vonden wij natuurlijk tof.
Webarchivering
Als wij spreken met webspecialisten die bij de overheid werken, merken we vaak dat er onduidelijkheid bestaat over het waarom van webarchivering. Natuurlijk, het is in veel gevallen verplicht voor overheidswebsites. Maar wat is de redenering daarachter?
Wouter legt het uit: “Deze websites zijn een communicatie- of dienstverleningsmiddel, en daarvoor gelden dezelfde regels als voor alle andere informatiemiddelen van de overheid.
Allereerst is het belangrijk dat inwoners en ondernemers hun rechten kunnen achterhalen. Als iets op een website gestaan heeft en de overheid handelt daar niet naar, moet een inwoner terug kunnen vallen op de in het verleden gepubliceerde informatie, waaraan hij zijn recht heeft ontleend. Zo kan een overheid ter verantwoording worden geroepen op basis van informatie uit het verleden. Ook al staat die informatie nu niet meer op de website, het is beschikbaar in het webarchief.”
“Op die manier maken bijvoorbeeld ook journalisten gebruik van webarchieven als ze onderzoek doen naar de handel en wandel van overheden. Verder is het belangrijk voor onze eigen organisatie en bedrijfsvoering om de informatie op onze websites goed te archiveren.
Tot slot doen we aan webarchivering ter behoud van cultureel erfgoed.”
Alles archiveren?
Voor onze klanten is de reikwijdte van de archiefplicht regelmatig onderwerp van intern gesprek. Bij de gemeente Tilburg wordt ook gezocht naar een praktisch toepasbare interpretatie van de wet, vertelt Wouter. “Wij staan er genuanceerd in.Wij kijken naar het doel van een website en stellen de vraag ‘Wat voor informatie staat erop?’ Die componenten vormen de basis voor het besluit om wel of niet te archiveren. Er zitten namelijk soms websites tussen met hele algemene, reeds op andere platforms bestaande informatie. Een dergelijke website bewaren wij dan niet, dat zou overbodig zijn. Die afweging wordt mede gedreven door kosten. Wij hebben veel websites. Alles archiveren kost gewoon veel geld. Wij kijken er dus goed naar of een website echt archiefwaardig is”
Naast kosten spelen andere overwegingen mee, vertelt Wouter. “We gaan steeds kritischer kijken. Wat moeten we ‘bewaren tot in de eeuwigheid’? Langer digitaal bewaren, kost meer energie. En meer energie betekent meer CO2-uitstoot."
Nieuwe ontwikkelingen
“We proberen daar positief aan bij te dragen. Het gaat immers in veel gevallen erom de informatie later terug te kunnen vinden. De vorm is dan minder belangrijk. Dus is ons uitgangspunt ‘eenmalig opslaan, meervoudig gebruik.’ Helaas kunnen veel van onze applicaties nog niet op dat niveau met elkaar praten, waardoor we er niet aan ontkomen we er niet om (onbewust) kopieën van informatie op te slaan. Daar willen we vanaf, bijvoorbeeld met moderne oplossingen. We hebben vorig jaar met een AI-oplossing een test gedaan. Deze heeft gekeken naar netwerkschijven met mappen waarin tienduizenden documenten staan. Wij wilden weten in hoeverre een dergelijke tool bijvoorbeeld labels aan die documenten kan hangen. En dubbelingen eruit filteren.”
“Het is overigens wel lastig om vernieuwingen als AI structureel toe te passen. We willen allereerst de risico’s goed kunnen uitsluiten. Verder is de ene ontwikkeling nog niet uitgekristalliseerd of de volgende staat al voor de deur. Tel daarbij op dat we aan steeds meer wet- en regelgeving moeten voldoen. Als kers op de taart is het bij een grote gemeente als Tilburg überhaupt lastig om grip te krijgen op alles wat er gebeurt.”
Dat maakt ons nieuwsgierig. Wat gebeurt daar dan? “Een voorbeeld van een lastig archiveringsvraagstuk zijn online participatieplatforms. Wij lanceren als overheid een website, waar inwoners hun ideeën op mogen plaatsen. Waar ligt de grens tussen een waardevolle toevoeging aan het proces en oneerbiedig gezegd ‘ook maar een idee’? Moeten wij ze allemaal archiveren? Eigenlijk ontbreken in heel Nederland nog de antwoorden op deze vraagstukken. Voor archiefspecialisten is dat gaaf. Ik ben eigenlijk een puzzel aan het oplossen waar continu nieuwe puzzelstukjes bij komen.”
Tot zover het wat stoffige imago van het archiefvak? “Haha, ja, wij staan nog maar zelden in de kelder tussen stapels dossiers en kartonnen dozen. Ik zit nu tien jaar in het vak en ik kan me geen dynamischer werkveld bedenken dan informatie- en archiefbeheer.